La liquidación de nómina, es el proceso de calcular el valor bruto devengado por cada trabajador en un periodo de tiempo determinado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado.
Novedades para liquidación de nómina
Dentro del periodo de tiempo en el cual se calcula la nómina, pueden ocurrir eventos que afectan directamente el valor de la liquidación de los empleados, por ejemplo:
- Número de días efectivamente trabajados
- Horas extras trabajadas y recargos dominicales o festivos
- Comisiones devengadas
- Bonificaciones legales: primas, auxilios, subsidios
- Bonificaciones extralegales: incentivos, bonos de desempeño
- Pago de viáticos
- Incapacidades médicas
- Préstamos solicitados por el empleado
- Otras deducciones: seguridad social, libranzas, embargos
- Impuestos y retenciones
- ETC,
Todos estos eventos se consideran «NOVEDADES» ya que generan aumentos o disminuciones en el valor a pagar por un periodo y además pueden generar un impacto en futuras liquidaciones, de ahí la importancia de gestionar con impecable ejecución esta labor.
Días antes de la fecha estipulada de pago de nómina deben presentarse estas novedades a través de los medios dispuestos (Oficina virtual ó Ejecutivo de Cuenta).
El departamento de nómina se encarga de hacer la revisión y cálculo correspondiente y envía la PRE NÓMINA para aprobación de la empresa usuaria.
Pre-Nómina
Se denomina pre nómina al formato completo que incluye un resumen de los empleados vinculados, sus datos básicos y las respectivas asignaciones salariales, así como las deducciones a las que hayan tenido lugar durante este periodo.
Este informe se presenta con antelación al día acordado de pago, a la empresa usuaria, la cual lo modifica o aprueba de acuerdo a su criterio puntual.
Una vez autorizada la pre-nómina por parte de la Empresa Usuaria, la dispersión se realizará en la entidad financiera acordada en la negociación.